Ce sa pregatesti inainte de prima consultatie
Prima discuție despre conformitatea internă cu Legea 31/1990 poate părea copleșitoare dacă nu ai la îndemână documentele esențiale. Am pregătit o listă concretă cu ce trebuie să ai în față, ca să folosim timpul eficient și să identificăm rapid riscurile operaționale.
Actele constitutive și modificările lor
Înainte de orice analiză, ai nevoie de actul constitutiv actualizat al societății. Verifică dacă ultimele modificări (schimbări de acționariat, majorări de capital, schimbări de sediu) sunt înregistrate la Registrul Comerțului. O copie simplă, fără mențiuni, nu este suficientă – trebuie să avem forma integrală, cu toate actele adiționale.
Dacă societatea a trecut prin reorganizări interne (divizări, fuziuni), adu și hotărârile AGA corespunzătoare. Acestea sunt punctul de plecare pentru orice evaluare a structurii administrative.
Organigrama și atribuțiile directorilor
Legea 31/1990 impune o delimitare clară între atribuțiile consiliului de administrație și cele ale directoratului. Pregătește organigrama actuală a firmei, cu nume și funcții. Dacă există comitete consultative (audit, risc, remunerare), listează-le și pe acestea.
Un aspect adesea neglijat este delegarea de competențe. Verifică dacă există procuri sau împuterniciri speciale pentru semnături bancare, contracte mari sau achiziții. O copie a acestor documente ne ajută să identificăm eventuale suprapuneri sau lacune.
Rapoarte și procese-verbale recente
Pentru a evalua riscul operațional, avem nevoie de procesele-verbale ale ședințelor AGA și CA din ultimele 12 luni. Nu contează dacă sunt în format fizic sau electronic – important este să reflecte deciziile reale luate.
De asemenea, adu raportul administratorului pentru ultimul exercițiu financiar, împreună cu situațiile financiare anuale. Acestea oferă o imagine clară asupra modului în care structura administrativă a gestionat resursele și riscurile.
Contracte și obligații externe
Listează contractele semnificative încheiate de societate: furnizori principali, clienți strategici, parteneriate, împrumuturi bancare. Fiecare dintre acestea poate genera obligații de raportare sau clauze de conformitate care trebuie aliniate cu Legea 31/1990.
Nu uita de contractele de muncă ale directorilor și ale personalului cheie. Uneori, clauzele de confidențialitate sau de neconcurență sunt insuficient documentate, ceea ce poate crea riscuri juridice majore.
Politici interne și proceduri
Dacă societatea are deja politici interne (cod de conduită, regulament de ordine interioară, proceduri de achiziții, politici de confidențialitate), adu-le la consultație. Vom verifica dacă sunt actualizate și dacă respectă cerințele legale în vigoare.
Un element adesea uitat este registrul de evidență a beneficiarilor reali. Conform legislației actuale, acesta trebuie completat și actualizat anual. Lipsa lui poate atrage sancțiuni și complicații în relațiile cu băncile sau partenerii externi.
